Identificazione elettronica, autenticazione e servizi fiduciari (eIDAS) è il Regolamento europeo 910/2014 per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno dell’UE. Si tratta di un documento davvero fondamentale perché fornisce una base normativa comune per le interazioni elettroniche sicure tra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni nell’Unione Europea. Inoltre, si occupa della sicurezza, trasparenza ed efficacia dei servizi elettronici e delle transazioni di e-business e commercio elettronico.
La questione, come si capisce, è delicata, decisiva e ineludibile. A partire dal regolamento eIDAS, quindi, si stanno creando standard unici per tutto ciò che riguarda la sicurezza. efirme elettroniche, certificati digitali, timbri temporali, e conservazione digitale.
L’obiettivo finale? Raggiungere l’ambizioso obiettivo di completa digitalizzazione dei rapporti tra cittadini, imprese e pubblica amministrazione non solo all’interno dei singoli Stati, ma nel più ampio ecosistema economico e sociale dell’Unione Europea.
Nota bene: non si tratta solo di dematerializzazione, ma digitalizzazione. È bene soffermarsi rapidamente sulla differenza tra questi due concetti nel prossimo paragrafo, perché è una premessa indispensabile al tema della conservazione digitale e alle novità apportate dal nuovo regolamento eIDAS. Una premessa: la differenza tra digitalizzazione e dematerializzazione
Digitalizzazione e dematerializzazione: questi due termini sono talvolta usati come sinonimi. Ma si tratta di un errore. In realtà, esistono differenze decisive che riguardano anche il livello giuridico e probatorio.
Pertanto, mettiamo le cose in chiaro. Dematerializzazione i processi sostituiscono i documenti analogici con la loro controparte computerizzata: un contratto in PDF/A al posto di quello cartaceo; una nota spese scansionata e firmata digitalmente secondo lo standard, prima di essere archiviata elettronicamente. In breve, si tratta di sostituire la carta con i bit.
Digitalizzazione, invece, va oltre, coinvolgendo i processi a monte della creazione di questi stessi documenti. È solo attraverso la digitalizzazione dei processi che è possibile migliorare realmente i livelli di efficienza e cogliere tutti i vantaggi che innovazione. In questo modo, documenti cartacei e processi analogici possono essere completamente eliminati, in quanto le controparti digitali assumono una
pieno valore legale e probatorio grazie al fatto che alla base della loro creazione, gestione e conservazione ci sono processi strutturati, sicuri e affidabili. Ti sono molti vantaggi della digitalizzazione.
Si risparmiano tempo e denaro. Si migliora l’efficienza e fluidità di ricerca e condivisione. Gli errori di compilazione sono ridotti. Vengono eliminati i rischi di perdita e manomissione. La sicurezza è aumentata. E tutto questo avviene contemporaneamente, in un circolo virtuoso. Ma non è ancora tutto. La digitalizzazione offre una serie di opportunità che vanno oltre il semplice adempimento: opportunità che iniziano con l’archiviazione elettronica e poi impattano positivamente CRM (Gestione delle relazioni con i clienti) e CCM (Customer Communication Management).
Ci concentreremo su queste opportunità nella sezione finale di questo post. Ma ora concentriamoci sulle novità in materia di conservazione digitale nel nuovo sistema di gestione dei dati. regolamento eIDAS. Nuovi cambiamenti che non sono ancora ufficiali, ma che possiamo vedere dalle bozze che hanno iniziato a circolare.
Nuovo regolamento eIDAS: Impatto sulla conservazione digitale
3 giugno 2021: Questa è la data in cui il La Commissione europea ha proposto modifiche al regolamento eIDAS, 7 anni dopo la sua prima pubblicazione. Le modifiche proposte sono molte, ma quelle che ci interessano qui sono quelle relative alla conservazione digitale. A questa si fa riferimento in Articoli 47 e 48, i cui testi riportiamo integralmente:
Archiviazione elettronica: un servizio che consente di ricevere, archiviare, cancellare e trasmettere dati o documenti elettronici al fine di garantire l’integrità, l’accuratezza della fonte e le caratteristiche legali di tali dati o documenti per tutto il periodo di archiviazione.
Il “servizio di archiviazione elettronica qualificato” è un servizio che soddisfa i requisiti dell’articolo 45g. Ed ecco cosa Articolo 45g, citato sopra, afferma:
Una persona qualificata earchiviazione elettronica dei documenti Il servizio può essere fornito solo da un prestatore di servizi fiduciari qualificato che utilizza procedure e tecnologie in grado di estendere l’affidabilità del documento elettronico oltre il periodo di validità tecnologica.
Entro 12 mesi dall’entrata in vigore del presente regolamento, la Commissione stabilisce, mediante atti di esecuzione, i numeri di riferimento delle norme applicabili ai servizi di archiviazione elettronica. Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura d’esame di cui all’articolo 48, paragrafo 2.” Usciamo dal linguaggio legislativo e cerchiamo di isolare gli elementi decisivi che emergono da questi articoli.
In primo luogo, vediamo una distinzione tra i servizi di semplice “archiviazione elettronica” e quelli di “archiviazione elettronica qualificata”. Questa differenziazione assomiglia molto a quella tra SERC (Servizio di consegna elettronica certificata) e SERCQ (Qualified Certified Electronic Delivery Service), su cui ci siamo soffermati nel nostro precedente post.
In entrambi i casi, il termine “qualificato” segna una differenza decisiva, in termini di garanzie e sicurezza; quindi di procedure. Nel caso specifico della conservazione elettronica qualificata, c’è un passaggio cruciale che afferma esplicitamente che è necessario utilizzare un “fornitore di servizi fiduciari qualificato”. Insomma, si apre la strada alla possibilità che anche il servizio di conservazione digitale diventi un servizio qualificato, come già avviene per i servizi SERCQ ma anche per quelli relativi alle firme elettroniche.
Al momento non è così: l’archiviazione, almeno in Europa, è un servizio molto meno regolamentato e i margini di discrezionalità dei singoli Paesi sono ancora molto ampi. Ma non è tutto; la situazione italiana in materia di archiviazione elettronica presenta delle peculiarità, che discuteremo nella prossima sezione.
La conservazione digitale in Italia: come si colloca nel panorama europeo?
Partiamo da un dettaglio che ha a che fare con i termini. Si badi bene, non si tratta di termini insignificanti: quando si tratta di questo tipo di normative, la terminologia è decisiva. La bozza di regolamento eIDAS fa riferimento a “archiviazione digitale”. che è un concetto che si discosta da quello italiano di conservazione digitale.
In particolare, la definizione di archiviazione elettronica può essere vista come un insieme più ampio che contiene il sottoinsieme della conservazione digitale. Conservazione digitale è descritta sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale come “l’attività di protezione e conservazione nel tempo di archivi di documenti e dati informatici”. Nello stesso sito si legge anche:
“Il sistema di conservazione, previsto dall’art. 44 del CAD, garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici. L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per lo svolgimento dell’attività di conservazione, ovvero:
- natura e funzione del sistema;
- modelli organizzativi;
- ruoli e funzioni delle persone coinvolte;
- descrizione del processo di conservazione;
- profili professionali dei manager impiegati nel processo di conservazione”.
In conclusione, va segnalato un altro tema di attualità, che riguarda sempre lo stesso fronte. A partire dal 1° gennaio 2022, il “Linee guida per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici” e il “Regolamento sui criteri per l’erogazione dei servizi di conservazione dei documenti informatici”. Si tratta di normative che hanno un impatto significativo sui processi delle aziende che forniscono servizi principalmente alla pubblica amministrazione, ma in seconda battuta anche ai privati.
Nel nostro libro bianco abbiamo approfondito i principali cambiamenti introdotti dalla nuova normativa, in particolare:
- lo scopo e l’impatto delle nuove Linee guida;
- il nuovo set di metadati minimi obbligatori;
- l’impatto dei cambiamenti sull’infrastruttura del sistema di conservazione digitale;
- l’introduzione della certificazione dei processi;
- la conservazione dei documenti fiscali e tributari alla luce delle nuove Linee Guida.
Attenzione, quindi, a ciò che la stessa Commissione Europea rileva nel paragrafo introduttivo delle nuove Linee Guida regolamento eIDAS: “Questo quadro potrebbe anche aprire nuove opportunità di mercato per i fornitori di servizi di fiducia nell’Unione”.
Opportunità che si applicano, a maggior ragione, al contesto italiano. E non riguarda solo i fornitori di servizi, ma anche le imprese che ne usufruiscono. Chiudiamo il post su questo punto.
Oltre la compliance: le opportunità di una digitalizzazione matura
Quando parliamo di digitalizzazione, dematerializzazione e conservazione digitale, dobbiamo ricordare che non si tratta solo di requisiti, ma anche di opportunità da cogliere. Soprattutto per le imprese. Naturalmente, ci sono grandi vantaggi in termini di sicurezza, trasparenza, convenienza, condivisione, maggiore efficienza, che abbiamo già discusso in precedenza. Ma il vero obiettivo a cui tendere è maturità digitale, che riguarda integrazione tutte le parti coinvolte nella dematerializzazione. Un lavoro che opera in ampiezza e profondità.
Con gli strumenti offerti da società specializzate come Doxee, le aziende possono integrare tutti gli strumenti di certificazione e autenticazione qualificati, con quelli relativi alla conservazione digitale, fino ai dipartimenti di marketing e comunicazione con i clienti. In altre parole, si rivoluzionano i sistemi CRM (Customer Relationship Management) in senso digitale e, di conseguenza, si ha un impatto estremamente positivo anche sui sistemi CCM (Customer Communication Management).
Questo è il vero cambio di paradigma, il vero cambio di mentalità che ogni azienda deve abbracciare per affrontare al meglio le sfide del presente… e quelle del futuro!
